Home / Netik Cloud / Belegarchiv / Compliance

Archivierung ist eine gesetzliche Pflicht

Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen oder eingehen und archiviert werden müssen, ist riesig. Daraus folgt der Wunsch nach Digitalisierung der  Unternehmenskorrespondenz. Papierlege sind beim Empfänger und beim Absender nicht mehr beliebt, und auch innerhalb des Unternehmens werden meist digitale Dokumente verwendet.
Jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss archiviert werden. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Digitale Dokumente müssen in ihrer originalen Form digital archiviert werden. Ein Ausdruck einer digitalen Information erfüllt nicht den Zweck einer Archivierung.
Für die Archivierung gelten ab dem 1. 1. 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD). Das Bundesministeriums der Finanzen hat diese Grundsätze schon am 1.1.2015 erlassen. Seit 2017 gelten sie uneingeschränkt und sind Voraussetzungen für die Prüffähigkeit der Finanzunterlagen. Es gibt keine Hintertüren mehr! herunterladen

Nicht zu Archivieren ist eine Straftat!

Achten Sie darauf: Seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht keine Kavaliersdelikte mehr. Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.
Wer muss archivieren?

Wer muss archivieren?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Wann wird ein Verstoß meist entdeckt?

Meistens müssen Unternehmen aufgrund einer Betriebsprüfung oder Kontrollmitteilung bei sich oder bei einem Unternehmen, mit dem Geschäfte gemacht werden, auf Dokumente zu abgeschlossenen Geschäften zurückgreifen. Kontrollmitteilungen oder Betriebsprüfung sind deshalb ein besonderer Auslöser zur Prüfung der Archivierung. Oftmals melden auch unzufriedene Mitarbeiter Firmen beim Finanzamt. Wichtig: Das kann auch Jahre später passieren!
Bei produzierenden Unternehmen kann auch die Gewährleistungspflicht im Rahmen einer Produkthaftung einen Rückgriff auf alte Geschäftsunterlagen erforderlich machen. Nur bei vorhandenen Unterlagen können Unternehmen beweisen, dass sie beispielsweise Steuern ordnungsgemäß erklärt haben oder Produkte wie vereinbart produziert haben.

Wie muss archiviert werden?

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.
Die Nutzung digitaler Dokumente, sei es der Elektronische Versand von Rechnungen, seien es eingehende digitale Dokumente, erfordert im Unternehmen ein reguläres Verfahren.
 
Das Bundesministeriums der Finanzen hat „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ erlassen, die - gültig ab 1.1.2015 - Voraussetzungen für die Prüffähigkeit der Finanzunterlagen beschreiben: herunterladen
Unsere Lösung deckt diese Anforderungen ab. Wir stellen einen Entwurf für die geforderten Verfahrensanweisung zur Verfügung, der auf unserer Lösung aufbaut. Entwurf herunterladen
 
Wir verwenden Cookies für statistische Zwecke und um Ihre Erlebnisse auf dieser Website zu verbessern. Durch die weitere Nutzung unserer Seite, erklären Sie sich mit der Verwendung von Cookies einverstanden.
Weitere Informationen über Cookies und wie Sie der Verwendung von Cookies widersprechen oder Ihre erteilte Einwilligung widerrufen können, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Akzeptieren